Privacy Policy

La présente politique de gestion des données (la « Politique ») s'adresse :

aux membres de notre personnel potentiels, actuels et anciens ;
à nos futurs fournisseurs en leur qualité de personnes physiques (notamment les travailleurs indépendants), ainsi qu’aux représentants ou personnes de contact de nos futurs fournisseurs constituant des personnes morales ; et
aux visiteurs de notre site Internet et tout tiers qui suit notre entreprise, notamment les analystes et les personnes abonnées à nos bulletins d'information.

Cette Politique ne s'applique pas aux informations traitées concernant les personnes morales.

La présente Politique vous est adressée car K&G Sporthorses traite des informations vous concernant qui constituent des « données personnelles » et que K&G Sporthorses accorde une grande importance à la protection de ces informations et de votre vie privée.

K&G Sporthorses est responsable du traitement de vos données personnelles, dans la mesure où elle décide pourquoi et comment elles sont traitées, agissant ainsi à titre de « responsable du traitement ». Dans la présente Politique, « nous » fait référence à K&G Sporthorses.

À partir du 25 mai 2018, K&G Sporthorses sera soumise et se conformera aux nouvelles règles de protection des données visées dans le Règlement Général de Protection des Données (le « RGPD ») applicables dans toute l’Union européenne et cette Politique entrera en vigueur.

Conformément à notre engagement à protéger vos données personnelles, nous souhaitons vous informer et vous expliquer en toute transparence:

pourquoi et comment K&G Sporthorses collecte, utilise et enregistre vos données personnelles ; et
quels sont vos droits et obligations en lien avec ce traitement.

Quel type de données personnelles collectons-nous ?

Nous collectons des données d'identification de base sur tous les individus avec lesquels nous interagissons, notamment vos nom, titre, fonction, le nom de votre entreprise, vos adresses électronique et/ou postale et les numéros de téléphone fixe et/ou mobile.

Ces informations nous sont fournies directement par vous-même, par la personne morale pour laquelle vous travaillez (p. ex. : si vous êtes la personne de contact chargée par votre employeur de gérer le compte K&G Sporthorses), elles nous sont transmises par l’un de nos fournisseurs de services (p. ex. : des institutions financières ou des recruteurs) ou obtenues de sources publiques (p. ex. : les profils accessibles sur les réseaux sociaux).
1. Membres du personnel potentiels, actuels et anciens
  
  Concernant nos employés potentiels, actuels et anciens, nous pouvons également recueillir les informations suivantes :
  - des informations d'identification supplémentaires (p. ex. : la date et le lieu de naissance, la nationalité, le numéro de la carte d'identité ou du passeport et la copie de la carte d'identité, la personne à contacter en cas d'urgence) ;
  - des informations sur votre famille (p. ex. : l’état civil, le nombre d’enfants, la date de naissance et la composition du ménage ainsi que le statut professionnel du conjoint) ;
  - des informations sur votre formation et votre expérience (p. ex. : diplômes et parcours professionnel, autres données incluses dans le CV, qualifications professionnelles et expérience) ;
  - d'autres informations en lien avec votre engagement (p. ex. : des informations fournies lors de l’entretien, un échantillon de votre écriture manuscrite destiné à l’évaluation de votre personnalité, des notes et des commentaires rédigés durant le processus d’engagement) ;
  - votre fonction (p. ex. : des informations sur la fonction telles que son titre et le numéro de référence, le superviseur et les subordonnés, les dates clés de votre parcours professionnel telles que les dates d’engagement, de promotion, de changement de fonction, l'horaire de travail, les évaluations de performance, les compétences linguistiques) ;
  - vos données de rémunération (notamment le niveau salarial et le montant du salaire, les années d’expérience, les primes, les actions, les options, les informations sur les dépenses, les assurances et autres avantages, les droits aux allocations et les données de comptes bancaires) ;
  - vos informations de sécurité sociale (votre statut fiscal/de sécurité sociale, les données d'assurance, les invalidités, les renseignements de présence au travail tels que les congés maladie ou autres congés) ;
  - vos données d’identification électronique (p. ex. : login, mots de passe, adresse IP, numéro de badge, journaux relatifs à l’utilisation des outils informatiques, identifiants Web/cookies, adresse électronique professionnelle chez K&G Sporthorses et code unique permettant d'identifier le compte des dépenses de chaque employé, enregistrement des sons ou images, en ce compris la vidéosurveillance ou les enregistrements vocaux) ;
  - les informations nécessaires pour dresser des listes d'initiés imposées par le droit belge (sur la base du modèle émis par la FSMA) ;
  - votre photo ; et
  - plus généralement, des informations sur les activités que vous menez dans le cadre de vos fonctions chez K&G Sporthorses.
2. (Représentants des) fournisseurs
  
  Concernant (les représentants de) nos fournisseurs, nous pouvons également recueillir les informations suivantes :
  - vos données d'identification électroniques si elles sont nécessaires à la fourniture de produits ou services à notre entreprise (p. ex. : login, droit d'accès, mots de passe, numéro de badge, adresse IP, identifiants Web/cookies, journaux, heures d'accès et de connexion, enregistrement de l’image ou du son, en ce compris les photos figurant sur les badges, la vidéosurveillance ou les enregistrements vocaux) ; et
  - concernant les personnes physiques agissant en tant que fournisseurs ou prestataires de services, des informations d'ordre financier (p. ex. : données de comptes bancaires, relevés et factures) et des informations de nature contractuelle (p. ex. : le type d'accord, les parties et la durée).
3. Visiteurs de notre site Internet et tiers qui suivent notre entreprise, notamment les analystes et les personnes abonnées à nos bulletins d'information
  
  Concernant les visiteurs de notre site Internet et les tiers qui suivent notre entreprise, notamment les analystes et les personnes abonnées à nos bulletins d'information, nous pouvons recueillir également les informations suivantes :
  - des données d'identification électroniques (champs d’en-tête HTTP, adresse IP, informations d'identification du navigateur, renseignements sur la localisation du matériel et du logiciel si elles sont disponibles) ;
  - des informations sur votre navigateur et votre appareil (p. ex. : le domaine du fournisseur de services Internet, le type et la version du navigateur, le système d’exploitation et la plateforme, la résolution d’écran, le fabricant de l’appareil et le modèle de celui-ci) ;
  - des informations que vous nous avez fournies au moment de souscrire à un ou plusieurs bulletins d'information (p. ex. : adresse, type de profil et intérêt pour un ou plusieurs bulletins d'information) ;
  - des données collectées par l’intermédiaire de cookies, le code sur le site Internet et les balises Web du fournisseur qui distribue nos bulletins d'information (p. ex. : les préférences linguistiques et l’analyse de l'utilisation du site Internet, notamment les pages visitées, l’ordre dans lequel ces pages ont été consultées et la durée de la visite) ; et
  - concernant les analystes qui suivent notre entreprise, leurs évaluations et toute opinion, prévision ou projection y relative.
  Dans les limites autorisées ou requises par la loi, nous pouvons également traiter des données sensibles telles que les données d'adhésion à un syndicat ou les données de santé. K&G Sporthorses traitera ces données si elle y est strictement contrainte aux fins exposées dans la section 4 ci-dessous ou pour se conformer à une obligation légale et, le cas échéant, sous réserve d'avoir obtenu votre consentement préalable. Dans ce cas, les données seront consultées et traitées sous la seule responsabilité d'un représentant de K&G Sporthorses soumis au devoir de confidentialité.
  
  Lorsque des données personnelles seront recueillies (p. ex. : dans des formulaires), nous indiquerons si la communication de ces données est obligatoire (p. ex. : en les marquant d’un astérisque) et mentionnerons les conséquences inhérentes au refus de communiquer les données en question.
  
  Nous pouvons également collecter vos numéros de registre national ou de sécurité sociale, mais ne traiterons ces données que si et lorsque la loi nous y oblige.
Quand collectons-nous des données personnelles ?

Les données personnelles seront collectées par K&G Sporthorses :
- lorsque des personnes postulent auprès d’une entité de K&G Sporthorses ;
- lorsque des employés interagissent avec K&G Sporthorses, son personnel, son équipement informatique et d’autres systèmes ;
- lorsque K&G Sporthorses interagit avec d'anciens employés ;
- lorsque K&G Sporthorses interagit avec (les représentants de) nos actuels/futurs fournisseurs ;
- lorsque des personnes visitent notre site Internet ou s'abonnent à nos bulletins d'information ; et
- à la demande d'analystes.
Sur quelle base légale et à quelles fins traitons-nous des données personnelles ?
1. Base légale du traitement
  
  Nous ne sommes pas autorisés à traiter les données personnelles sans motif valable et légal d'agir de la sorte. Par conséquent, nous ne traiterons les données personnelles que si :
  - nous avons obtenu votre consentement préalable ;
  - le traitement est nécessaire pour exécuter nos obligations contractuelles envers vous ou pour entreprendre des démarches précontractuelles à votre demande ;
  - le traitement est nécessaire pour satisfaire à nos obligations légales ou réglementaires ;
  - le traitement est nécessaire pour protéger vos intérêts vitaux ou ceux d'une autre personne physique ; ou
  - le traitement est nécessaire aux intérêts légitimes de K&G Sporthorses et il n’affecte pas outre mesure vos intérêts ou libertés et droits fondamentaux.
  Veuillez noter que, lorsque nous traitons vos données personnelles sur cette dernière base, nous nous efforçons de toujours préserver l’équilibre entre notre intérêt légitime et votre vie privée. Les « intérêts légitimes » concernent, par exemple :
  - le fait de bénéficier de services rentables (p. ex. : nous pouvons choisir d'utiliser certaines plateformes offertes par nos fournisseurs) ;
  - le fait d’empêcher des activités frauduleuses ou criminelles et de protéger la sécurité de nos systèmes, notre architecture et nos réseaux informatiques ; et
  - le fait d'atteindre les objectifs fixés pour notre groupe et en matière de responsabilité sociale.
2. Finalités du traitement
  
  Nous traitons toujours et exclusivement les données personnelles dont nous avons besoin pour réaliser des objectifs précis. Nous traitons en particulier vos données personnelles pour atteindre l’un des objectifs suivants :
  1. Membres du personnel potentiels, actuels et anciens
    
    Concernant les membres du personnel potentiels, actuels et anciens, nous traitons des données personnelles :
    - dans le cadre de nos activités de recrutement ;
    - dans le cadre de l’administration du personnel (y compris l’organisation du travail, des tâches, avantages, dépenses et la gestion des absences, la mise en œuvre des vérifications relatives au parcours professionnel et à la formation, la création et la maintenance des répertoires d’employés, l’organisation des déplacements) ;
    - dans le cadre de la gestion de la paie (notamment l’administration des rémunérations et autres avantages contractuels, les révisions de salaires et autres récompenses telles que les stock options, les actions gratuites et les primes, les régimes de retraite et plans d'épargne, les allocations familiales et les dépenses professionnelles) ;
    - dans le cadre de l’examen de la performance (notamment les évaluations, les promotions, les plans de carrière et de succession, la gestion du personnel et des talents) ;
    - afin de surveiller les activités des employés sur leur lieu de travail, en ce compris le respect des politiques et des règles sanitaires et de sécurité en vigueur ;
    - afin de gérer les mesures disciplinaires et traiter les plaintes internes pour violence, harcèlement moral et comportement (sexuel) indésirable ;
    - afin de répondre à une demande officielle émanant d'une autorité publique ou judiciaire moyennant l’autorisation nécessaire ;
    - afin d'assurer la conformité et la préparation de rapports (concernant notamment le respect de nos politiques et des exigences légales, des impôts sur le revenu et retenues d'assurance, la gestion des cas présumés de faute et de fraude, la conduite d'audits, la défense de contentieux) ;
    - afin d'assurer la poursuite des activités commerciales ;
    - afin de gérer les fusions et acquisitions impliquant notre entreprise ; et
    - pour atteindre tout autre objectif imposé par la loi et les autorités.
  2. (Représentants des) fournisseurs
    - Implémenter des tâches en préparation ou dans le cadre de contrats existants ;
    - surveiller les activités dans nos installations, notamment le respect des politiques et des règles sanitaires et de sécurité en vigueur ;
    - gérer nos ressources informatiques, notamment l’infrastructure et la poursuite des activités ; et
    - gérer la facturation.
  3. Visiteurs de notre site Internet et les tiers qui suivent notre entreprise, notamment les analystes et les personnes abonnées à nos bulletins d'information
    
    Concernant les visiteurs de notre site Internet et les tiers qui suivent notre entreprise, notamment les analystes et les personnes abonnées à nos bulletins d'information, nous traitons les données personnelles :
    - pour gérer et améliorer notre site Internet (p. ex. : diagnostiquer des problèmes de serveur, optimiser le trafic, intégrer et optimiser les pages Web, le cas échéant) ;
    - pour mesurer l’usage de notre site Internet (p. ex. : en établissant des statistiques sur le trafic ou en collectant des informations concernant le comportement des utilisateurs et les pages visitées) ;
    - pour améliorer et personnaliser votre expérience et mieux adapter le contenu à vos besoins (p. ex. : en mémorisant vos sélections et préférences par le biais de cookies) ;
    - pour envoyer périodiquement des bulletins d’information et des e-mails promotionnels sur notre gamme de produits, ainsi que des informations susceptibles de susciter votre intérêt ou celui de votre entreprise, à l’adresse e-mail que vous avez fournie (si vous avez choisi de recevoir ces informations) ;
    - pour analyser les résultats des campagnes d’e-mailing et améliorer les services de distribution de courriers électroniques afin de mieux communiquer avec nos abonnés ;
    - pour surveiller et empêcher la fraude, les infractions et d'autres abus potentiels sur notre site Internet ; et
    - pour communiquer à des tiers l'opinion des analystes sur le site Internet de K&G Sporthorses.
  4. Objectifs généraux
    
    Outre les objectifs spécifiques visés ci-dessus, nous traitons l’ensemble des données personnelles recueillies aux fins générales suivantes :
    - enregistrer les données de contact (p. ex. : les cartes de visite) ;
    - gérer et administrer les relations entre K&G Sporthorses et les personnes concernées ;
    - gérer nos ressources informatiques, notamment l’infrastructure et la continuité des opérations ;
    - préserver les intérêts économiques de l’entreprise et assurer le respect des règles et des déclarations (concernant notamment le respect de nos politiques et des exigences légales locales, des impôts et retenues, la gestion des cas présumés de faute ou de fraude, la conduite d'audits, la défense de contentieux) ;
    - respecter toute obligation légale imposée à K&G Sporthorses dans le cadre de ses activités ;
    - répondre à une demande officielle émanant d'une autorité publique ou judiciaire moyennant l’autorisation nécessaire ;
    - assurer l’archivage et la tenue des dossiers ; et
    - gérer les fusions et acquisitions impliquant notre entreprise.
Quelles sont nos mesures de protection des données personnelles?

Nous avons mis en œuvre des mesures d'ordre technique et organisationnel appropriées pour offrir un niveau de sécurité et de confidentialité adéquat à vos données personnelles. Ces mesures tiennent compte :
- de l’état d'avancement de la technologie;
- des coûts de mise en œuvre;
- de la nature des données
- et du risque lié au traitement.
L'objectif de ces mesures est de protéger les données contre toute destruction ou altération accidentelle ou illégale, toute perte accidentelle, toute publication ou tout accès non autorisé et toute autre forme illégale de traitement.

De plus, lorsque nous traitons vos données personnelles, nous :
- ne collectons et ne traitons que les données personnelles qui sont adéquates, pertinentes et n’excèdent pas ce qui est requis pour réaliser les objectifs visés ci-dessus ; et
- nous nous assurons que vos données personnelles restent à jour et correctes.
Pour y parvenir, il arrive que nous vous demandions de nous confirmer les données personnelles que nous détenons à votre sujet. Vous êtes également invité à nous informer spontanément de tout changement dans votre situation personnelle, de manière à ce que nous puissions tenir vos données à jour.
Qui a accès aux données personnelles et avec qui sont-elles partagées ?
1. Transferts à des tiers
  
  Nous pouvons transférer ou donner accès aux données personnelles à des tiers indépendants de K&G Sporthorses afin d'atteindre les objectifs exposés dans la section 4.2 ci-dessus, dans la mesure où ces tiers ont besoin de ces informations pour obéir aux instructions que nous leur avons données. Ces parties peuvent être :
  - des tiers qui traitent les données personnelles, notamment notre gestionnaire de la paie, nos fournisseurs de systèmes (informatiques), les concepteurs et l’hébergeur de notre site Internet, les fournisseurs de services de paiement, les banques, les compagnies d'assurance et fonds de pension, les organismes de sécurité sociale et secrétariat social, les organisateurs d’événements (p. ex. : réunions d'actionnaires), les fournisseurs de bases de données et de cloud et les consultants ;
  - tout tiers à qui nous transférons ou cédons par novation un droit ou une obligation en vertu d'un accord ;
  - nos conseillers et avocats indépendants dans une situation de vente ou de transfert de toute partie de nos activités ou actifs ; et
  - tout organisme national et/ou international de réglementation, d’application de la loi ou d’échange ou tout tribunal, si nous sommes tenus d'agir de la sorte en vertu du droit ou d’un règlement applicable, ou à la demande de ces autorités.
  Les tiers exposés ci-dessus sont contractuellement tenus de protéger la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles, conformément au droit applicable.
2. Transferts en dehors de l’Espace économique européen
  
  Les données personnelles transférées par K&G Sporthorses peuvent également être traitées dans un pays en dehors de l’Espace économique européen (« EEE ») qui couvre les États membres de l’UE, l’Islande, le Liechtenstein et la Norvège. Il se peut que les pays hors EEE n'offrent pas aux données personnelles le même niveau de protection que les pays de l’EEE
  
  Si vos données personnelles sont transférées en dehors de l’EEE, nous prendrons des mesures adéquates afin veiller à ce que ce transfert intervienne dans le respect des règles applicables en matière de protection des données. Vous pouvez solliciter des informations supplémentaires à ce sujet et obtenir une copie des mesures prises en exerçant vos droits exposés ci-dessous.
Comment utilisons-nous les cookies ou d'autres technologies similaires sur notre site Internet ?

Un cookie est un fichier texte qui peut être placé sur votre appareil lorsque vous visitez notre site Internet. Il contient des informations collectées depuis votre appareil et renvoyées à notre site Internet à chaque visite ultérieure afin de mémoriser vos actions et préférences au fil du temps.

K&G Sporthorses utilise des cookies de mémoriser vos préférences linguistiques et de simplifier votre utilisation du site Internet. K&G Sporthorses utilise par ailleurs Google Analytics pour gérer son site Internet (y compris pour mesurer l’usage du site et établir des statistiques), le modifier et l’améliorer.

Vous pouvez adapter les paramètres de votre navigateur afin qu'il vous informe lorsqu'il reçoit des cookies. Si vous ne souhaitez pas recevoir de cookies, vous pouvez également les refuser une fois pour toutes en activant les paramètres correspondants de votre navigateur. Dans ce cas, il se peut que certaines rubriques de notre site Internet ne soient pas accessibles ou ne fonctionnent pas correctement. Enfin, vous pouvez aussi supprimer les cookies qui ont déjà été installés.

Pour de plus amples informations sur la manière de gérer les cookies sur votre appareil, veuillez consulter la fonction d'aide de votre navigateur ou visiter https://www.aboutcookies.org, qui contient des informations complètes sur la gestion des cookies dans une large variété de navigateurs (le lien est externe).
Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous ne conserverons vos données personnelles que durant la période nécessaire pour atteindre l'objectif pour lequel elles ont été collectées ou pour nous conformer aux exigences légales, réglementaires ou de politique interne.

Nous conservons les données relatives aux candidats aux fins de recrutement pendant une période maximale de deux ans. Concernant les employés actuels, la période de conservation correspond à votre période d'activité au sein de l’entreprise, à moins que des dispositions légales ou réglementaires générales exigent une période de conservation plus longue ou plus courte.

Concernant les contrats, la période de conservation correspond à la durée du contrat qui vous lie (ou qui lie votre entreprise) à nous, additionnée à la période au terme de laquelle les actions en justice découlant du contrat sont prescrites, à moins que des dispositions légales ou réglementaires générales n’exigent une période de conservation plus longue ou plus courte.

Les données personnelles collectées et traitées dans le contexte d'un litige sont supprimées (i) dès qu'un accord à l’amiable a été trouvé, (ii) une fois qu'une décision a été rendue en dernier ressort ou (iii) lorsque la revendication est frappée de prescription.

Lorsque la période de conservation susmentionnée expire, vos données personnelles sont supprimées de nos systèmes.

Toutefois, si des personnes souhaitent que leurs données personnelles soient supprimées de nos bases de données, elles peuvent solliciter cette suppression comme décrit dans la section 8, et nous examinerons leur demande comme exposé ci-après.
Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?
1. Vos droits
  
  Vous avez le droit d'accéder à vos données personnelles traitées par K&G Sporthorses en vertu de la présente Politique. Si vous pensez qu'une information dont nous disposons à votre sujet est incorrecte ou incomplète, vous pouvez également en solliciter la correction. K&G Sporthorses corrigera immédiatement l'information en question.
  
  Vous avez également le droit de :
  - solliciter l’effacement de vos données personnelles ;
  - solliciter un traitement limité de vos données personnelles ;
  - retirer votre consentement si K&G Sporthorses l'a obtenu préalablement au traitement de vos données personnelles (sans que ce retrait affecte la légalité du traitement effectué jusqu’alors) ;
  - vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct et ;
  - vous opposer au traitement de vos données personnelles à d'autres fins dans certains cas, si K&G Sporthorses traite vos données personnelles sur une base légale autre que votre consentement.
  K&G Sporthorses examinera ces demandes, le retrait ou votre opposition au traitement et honorera vos requêtes conformément aux règles applicables en matière de protection des données.
  
  Vous avez également le droit à la portabilité des données. Il s'agit du droit d'obtenir les données personnelles que vous avez fournies à K&G Sporthorses dans un format structuré, usuel et lisible par machine et de solliciter la transmission de ces données personnelles à un tiers, sans que K&G Sporthorses y fasse obstacle, et sous réserve de vos propres obligations de confidentialité.
2. Exercice de vos droits
  
  Si vous avez des questions ou souhaitez faire valoir les droits susmentionnés, vous pouvez envoyer un e-mail à K&G Sporthorses à info@kgsporthorses.be ou un courrier postal à l’adresse au K&G Sporthorses, Meersstraat 120, 1742 Ternat, Belgique en y joignant une copie numérisée de votre document d’identité aux fins d'identification, étant entendu que nous n'utiliserons ces données que pour vérifier votre identité et ne conserverons pas cette copie numérisée au terme de la vérification effectuée. Si vous nous faites parvenir ce document, veillez à masquer votre photo et votre numéro de registre national ou tout numéro similaire de cette copie.
  
  Si vous n’êtes pas satisfait par la manière dont nous traitons vos données personnelles, veuillez adresser votre demande à K&G Sporthorses à info@kgsporthorses.be ou par courrier au K&G Sporthorses, Meersstraat 120, 1742 Ternat, Belgique. Nous examinerons ensuite votre requête. Quoi qu'il en soit, vous avez aussi le droit de déposer une plainte devant les autorités compétentes en matière de protection des données, en plus des droits exposés ci-dessus.
Modifications apportées à la présente Politique

La présente Politique peut faire l'objet d'amendements. Tout ajout ou modification futur vous concernant quant au traitement des données personnelles décrit dans la présente Politique vous sera communiqué par le canal de communication approprié, selon la manière dont nous communiquons habituellement avec vous.

(1) Règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil en date du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données ou « RGPD »).